La necesidad
Una gran organización acumulaba informes y documentación anual en SharePoint. Un grupo de usuarios autorizados realizaba consultas recurrentes y debía localizar, revisar y contrastar manualmente los documentos antes de responder.
Casos de uso / Chatbot documental seguro conectado a SharePoint
Un chatbot documental seguro para encontrar respuestas sin recorrer carpetas y archivos.
Instintia implantó un asistente especializado que consulta documentación corporativa restringida en SharePoint y responde en lenguaje natural dentro de una plataforma privada de IA.
Qué está pasando hoy
Por qué ocurre
La búsqueda tradicional encuentra archivos, pero no siempre la respuesta concreta. Además, la información restringida exige autenticación, permisos y garantías de que el asistente solo consulta fuentes autorizadas.
Enfoque recomendado por Instintia
La solución implantada
Instintia desarrolló un chatbot RAG integrado en el entorno privado de la organización. El sistema sincroniza periódicamente las carpetas definidas en SharePoint, indexa la documentación y genera respuestas contextuales respetando los perfiles de acceso.
Qué resultados deberías perseguir
Beneficios reportados
- Acceso más rápido a información distribuida en numerosos documentos.
- Reducción de búsquedas y revisiones manuales.
- Respuestas consistentes basadas en documentación corporativa.
- Control de usuarios y permisos sobre contenido restringido.
- Conocimiento actualizado mediante sincronización periódica.
«El usuario no recibe una lista de archivos: recibe una respuesta útil construida sobre las fuentes que está autorizado a consultar.»
— Equipo fundador de Instintia
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona un chatbot conectado a SharePoint?
El sistema indexa las carpetas autorizadas, recupera los fragmentos relevantes y genera la respuesta a partir de ese contenido.
¿El chatbot respeta los permisos de los usuarios?
Sí. El acceso se protege mediante autenticación y perfiles para limitar la consulta de documentación restringida.
¿Cómo se mantiene actualizada la información?
La solución revisa SharePoint con la periodicidad acordada y actualiza la base de conocimiento cuando cambia la documentación.
¿Puede responder en varios idiomas?
Sí. Los modelos utilizados permiten ofrecer respuestas multilingües manteniendo las fuentes corporativas como referencia.